Vai trò của hóa đơn điện tử hiện nay là không thể phủ nhận khi giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi từ việc in hóa đơn giá trị gia tăng sang triển khai hóa đơn điện tử để hạn chế những vấn đề còn tồn đọng của hóa đơn giấy. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử có thu hồi được được không hiện là thắc mắc của không ít doanh nghiệp khi sử dụng hình thức hóa đơn này. Bài viết sau đây sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp vướng mắc trên một cách chi tiết nhất.
1. Hóa đơn điện tử có thu hồi được không?
Để giải đáp thắc mắc trên, kế toán có thể tham khảo những quy định liên quan đến hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng trong Thông tư 39/2014/ TT-BTC.
Theo đó, căn cứ vào Khoản 2, Điều 20, Thông tư số 39/2013/ TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định như sau: Đối với trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho bên mua nhưng lại chưa tiến hành giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn đã lập và giao cho bên mua nhưng bên bán và bên mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sau sót sẽ phải hủy bỏ hóa đơn. Trước khi hủy bỏ, cả hai bên cần phải lập biên bản thu hồi để thu hồi hóa đơn đã lập. Quy định này cũng được áp dụng tương tự với cả hóa đơn điện tử.
Dựa vào quy định trên thì các tổ chức, doanh nghiệp cần phải tiến hành lập biên bản để thu hồi hóa đơn trong những trường hợp sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập và giao cho bên mua nhưng bên mua chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ thì phát hiện sai sót.
Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và giao cho bên mua, song cả hai bên bán – mua đều chưa kê khai thuế thì phát hiện sai sót.
Với cả hai trường hợp này thì sau khi đã tiến hành lập biên bản để thu hồi hóa đơn điện tử sai sót, các bên bán mua sẽ phải hủy bỏ hóa đơn sai sót này và tiến hành lập hóa đơn mới, kê khai theo số liệu chính xác của hóa đơn mới lập.
2. Một số lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Sau khi đã nắm được việc lập biên bản để thu hồi hóa đơn điện tử là được phép, tuân thủ đúng quy định pháp luật thì kế toán và doanh nghiệp cần phải quan tâm tới một số lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp cho nghiệp vụ lập biên bản thu hồi hóa đơn của doanh nghiệp.
– Lưu ý đầu tiên, tiêu thức ngày trên biên bản thu hồi hóa đơn cần phải trùng với tiêu thức ngày trên hóa đơn mới lập nhằm thay thế hóa đơn bị sai sót.
– Lưu ý thứ hai, biên bản thu hồi hóa đơn được lập phải phải thể hiện rõ lý do thu hồi vì đâu, măc sai sót gì; thu hồi hóa đơn số, ngày/tháng/năm, ký hiệu,…; xuất hóa đơn số, ngày/tháng/năm, ký hiệu,…
– Lưu ý thứ ba, sau khi đã lập xong biên bản thu hồi hóa đơn điện tử thì hai bên mua và bán phải ký số vào tiêu thức người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Trường hợp lập biên bản thu hồi bản giấy thì cả hai bên bán và mua phải ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật doanh nghiệp, đóng dấu xác nhận vào biên bản thu hồi hóa đơn rồi mới được xuất lại hóa đơn mới.
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo nguyên tắc nào?
Các lưu ý đối với doanh nghiệp tham gia bảo hiểm xã hội
3. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Cũng giống như các biên bản khác, biên bản thu hồi hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ theo đúng mẫu được quy định bởi pháp luật và đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu thức cơ bản.
Hiện nay, mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử được áp dụng hiện hành chính là mẫu lấy từ file đính kèm của Thông tư số 39/2014/TT-BTC, được Bộ Tài chính ban hành ngày 31/3/2014.
