Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật về hóa đơn, được rất nhiều các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hướng dẫn. Đối với các kế toán, doanh nghiệp, nhiều người vẫn nghĩ rằng việc lưu trữ hóa đơn điện tử chỉ đơn giản là lưu trữ trên phần mềm, ổ cứng… Vậy thực chất quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử có thật sự đơn giản giống như việc khắc phục không mở được file xml hay không? Cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, tiện lợi và nhanh chóng trong bài viết dưới đây.
Quy trình tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào chính là một trong những khâu công việc quan trọng đòi hỏi kế toán cần phải hết sức lưu tâm. Nhiều kế toán khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn gặp nhiều lúng túng, vướng mắc về việc này. Để có thể lưu trữ được hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán có thể thực hiện theo các bước sau:
-Thứ nhất, tiến hành lưu hóa đơn đầu vào một Email riêng, mail này sẽ được thông báo cho bên bán. (nên chỉ sử dụng email riêng này để liên hệ với khách hàng).
– Thứ hai, Sử dụng một mail riêng khác, gửi chuyển tiếp thông tin hóa đơn cho Giám đốc, phòng khi nhân sự nghỉ việc mang theo Password.
– Thứ ba, tiến hành lập một thư mục trong Drive của chính Email đó.
– Thứ tư, sau khi nhận được email thì tải xuống và lưu trữ hóa đơn điện tử tại một thư mục trên máy tính (như lưu 1 file excel). Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn (thuận tiện cho quá trình tìm kiếm sau này) => Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File
– Thứ năm, sau bước kiểm tra sơ bộ và cập nhật thông tin trên hóa đơn thì kế toán sẽ tiến hành chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn để tiện mở ra khi cần -> Upload lên thư mục Google Drive theo tháng/năm.
– Thứ sáu, tiến hành đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.
Quy trình tiến hành lưu trữ hóa đơn đầu ra
Sau hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra cũng chính là một phần công việc quan trọng đòi hỏi các kế toán cần phải hết sức lưu ý để đảm bảo có thể tự lưu trữ hóa đơn phòng trường hợp có rủi ro. Việc lưu hóa đơn đầu vào sẽ được tiến hành như sau:
-Để tránh những thông tin dễ gây nhầm lẫn và sai sót thì trước khi lập phiếu và ký các kế toán nên cẩn thận bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về tên khách hàng và các chỉ tiêu tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền…
– Lưu trữ hóa đơn đầu vào vào một thư mục riêng trên máy tính hoặc có thể gửi hóa đơn đó vào email của công ty.
– Sao lưu dữ liệu lên một Email riêng đã tạo trước đó.
– Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel
Cách ghi hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo bảng kê
DN chuyển đổi phương pháp tính thuế giá trị gia tăng như thế nào?
Bên cạnh đó, để đảm bảo an toàn và đúng theo quy định về lưu trữ hóa đơn thì kế toán cần làm thêm các công việc sau:
– Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu này lên Google Drive hoặc Copy vào USB để lưu trữ.
– Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hãy có những phương án dự phòng để tránh trường hợp rủi ro như bị tấn công dữ liệu, mất dữ liệu…
